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La organización de congresos y su protocolo
Autor: .
Año: 2003 Editorial: .
Páginas: 280 ISBN: 9788495789167
Materia: Protocolo, Premial y Diplomático
PVP: 27,51 26,13 € (aprox. 33,26 U$D)
Disponible: Salida inmediata.
Reseña/índice:
Uno de los retos mas estimulantes y brillantes que puede encontrar el estudioso de la ciencia del protocolo y las relaciones institucionales es el de la organización de congresos dada la diversidad de aspectos que abarca esta disciplina y la enorme cantidad de situaciones y de medios materiales y humanos que hay que controlar adecuadamente ante un evento de estas características.
El éxito de la organización de un congreso reside en que nadie perciba la preparación y el trabajo que hay detrás, en que todo transcurra de una manera fluida y natural. Si así sucede será la mejor prueba de que lo hemos hecho de una manera eficaz.
En este sentido, el libro que tiene en sus manos es una guía práctica y de fácil consulta para poder organizar congresos de todos los estilos, un trabajo que nace con vocación de llenar el vacío que existía en esta disciplina, la cual carecía de un manual de estas características.
La pretensión es, pues, que esta obra sea de la máxima utilidad tanto al estudiante de esta disciplina en las escuelas de protocolo, como a cualquier interesado en la materia.
La autora: MARÍA NURKANOVIK EGEA
Nació en 1972 y reside actualmente en Valencia. Es Técnico Superior de Protocolo y Relaciones Institucionales por la Universidad Miguel Hernández de Elche y la Escuela Internacional de Protocolo, formación que ha completado con un curso de postgrado de Cooperación al Desarrollo.
En el plano laboral cuenta con una amplia experiencia que la ha llevado desde las secretarías de dirección, hasta la dirección de compras o más recientemente, a la jefatura de Protocolo y Relaciones Externas de diversas entidades privadas.
Ha colaborado con la Escuela Internacional de Protocolo en la planificación y desarrollo de numerosos actos, básicamente en el entorno de la Comunidad Valenciana. Entre ellos, el Festival Internacional de Cine de Peñíscola, la inauguración del Palacio de Congresos de esta misma ciudad en colaboración con la institución ‘Castellón Cultural’, las Jornadas de la Asociación Española contra el cáncer, el Seminari Internacional de Llengües Minoritaries, ambos en 2003, y el I Congreso Internacional de Cooperación al Desarrollo.
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1
Los diez primeros pasos
La unidad de organización básica
Lema y tema principal del congreso
- El Operador Profesional de Congresos (OPC)
Fecha del congreso
Lugar el congreso
Los ponentes
Nombre, logotipo y el papel de la correspondencia
Plan de Promoción Inicial y Plan de Patrocinio Inicial
- Plan de Promoción Inicial
- Plan de Patrocinio Inicial
Plan para la exhibición comercial
Horario
- La duración del congreso
- Un horario ‘tipo’ de congreso
- Gestión de las comunicaciones. Primer envío de información
Calendarios
CAPÍTULO 2
La planificación del congreso
Presentación de la candidatura
Elección del lugar para la celebración del congreso
- Inspección del lugar
El trabajo de la organización internacional
Las relaciones entre la organización Internacional y el comité local de organización
El Comité organizador local
- Tareas y responsabilidades de los miembros del comité organizador local
- El funcionamiento del comité organizador local
El comité de honor
El comité científico
Definición del congreso
Objetivos
Participantes
La imagen del congreso
- Diseño del logotipo del congreso
- Encabezamiento de las cartas
- Tarjetas
- El folleto preliminar
- Segundo anuncio para recibir solicitudes
- El programa final
Patrocinio y recursos económicos
CAPÍTULO 3
Los Operadores Profesionales de Congresos (OPC)
Requisitos del OPC
La oficina del OPC
Adjudicación y contrato
CAPÍTULO 4
La financiación del congreso: el presupuesto
Responsabilidad financiera
- Relaciones financieras con la organización internacional
Los tres pasos en el presupuesto
Los peligros del presupuesto
- Los peligros del presupuesto promocional
- Los peligros de presupuestar a los ponentes invitados
- Presupuesto del centro de convenciones
Las fuentes de los ingresos del presupuesto
Gastos del presupuesto
- Gastos de organización
- Impresión
- Salas y acuerdos técnicos
- Eventos sociales
- Eventos culturales
- Mano de obra ‘in situ’
- Transporte
- Tarifa de gestión para el OPC
- Presupuesto del ponente invitado
- Miscelánea
La exhibición comercial
- Selección de un Organizador Profesional de Exhibiciones
- Responsabilidades del OPE
- Localización de la exhibición
- Política de precios
- El contrato con el OPE
- Promoción de la exhibición
CAPÍTULO 5
Las secretarías
Secretaría científica
Secretaría técnica
Secretaría turística
Oficina de prensa
Secretaría de exposición
CAPÍTULO 6
Precongreso
Promoción
- Presupuesto promocional
- Promoción por correspondencia directa. Medios electrónicos y uso de listas
Gestión y proceso de inscripciones
- El boletín de inscripción
- Tarifa de inscripción
Reserva y contratación de los servicios
- Presentación del congreso
- Proyecciones
- Sistemas de comunicación
- Interpretación simultánea
- Técnicos generales
- Azafatas
Documentación de los congresistas y los ponentes
CAPÍTULO 7
El congreso. Días previos y celebración
El secretariado del congreso y la mano de obra ‘in situ’
Servicios en el lugar del congreso
Comprobaciones. Inspección de salas, servicios y espacio, mobiliario, equipamiento técnico y comunicaciones
Ensayo general
Registro de congresistas y entrega de la documentación
- Registro ‘in situ’
- Procesar los registros en la oficina del OPC
- Lista de participantes
Inauguración del congreso
‘Coffee breaks’, almuerzos de trabajo y aperitivos
Eventos sociales
- Los eventos más destacados
Clausura
- Cena o banquete de gala
CAPÍTULO 8
Post congreso
Tours post congreso
Retirada de equipos
Trascripción de ponencias
Evaluación del comité organizador
Conclusiones / Recomendaciones
CAPÍTULO 9
El protocolo en los congresos
Organización
- Organización del protocolo
- Atenciones especiales
- El puesto de honor
- La presidencia
- El anfitrión
- Recepción de invitados
- Invitación a una autoridad para que inaugure un congreso
- Escenario para un congreso
El departamento de protocolo
- El equipo de protocolo en un congreso
- El organigrama habitual
Orden de precedencias de las comunidades autónomas
Tratamientos
- Tratamientos habituales en España
Documentación
- Documentación oficial
- Documentación administrativa
- Documentación de protocolo
Libro de honor y regalos
- El libro de honor
- Los regalos
Banderas
- Colocación y ordenación de banderas
- Banderas no institucionales (congresos, universidades, empresas...)
CAPÍTULO 10
El banquete
Local
Menú
- Minuta
- Servicio personal de mesa
- Tipos de mesa
Tipos de comedor
Ornamentación
- La decoración de la mesa
Orientación de los asistentes al banquete
- La protocolización de los invitados
- Sistemas de indicación del protocolo
Discursos
- Discursos finales en comidas y banquetes
CAPÍTULO 11
Seguridad
Fases del dispositivo de seguridad.
ANEXOS
BIBLIOGRAFÍA
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